Jobid=625895045991304396 (0.0495)
Ben jij een georganiseerde en proactieve secretaresse die energie krijgt van afwisseling en regie? Je werkt midden in de organisatie: je ondersteunt de bezwarencommissie én diverse teams binnen Bedrijfsvoering en zorgt dat alles op rolletjes loopt.
Wat ga jij doen?
In deze rol ben je continu aan het schakelen tussen verschillende werkzaamheden. Je bewaakt procedures, houdt overzicht over agenda’s en acties en zorgt dat administratieve en secretariële processen zorgvuldig en tijdig worden uitgevoerd. Daarmee ben jij een belangrijke schakel in het goed laten verlopen van juridische en organisatorische processen binnen de gemeente.
Samen met een collega-secretaresse werk je vanuit Sneek en ondersteun je meerdere teams binnen JVZ en Bedrijfsvoering. Je vervult een veelzijdige ondersteunende en coördinerende rol binnen twee onderdelen:
Secretariaat bezwarencommissie
- Je ondersteunt het secretariaat van de bezwarencommissie.
- Je zorgt voor een juiste en tijdige uitvoering van de bezwaarschriftenprocedure.
- Je verzorgt correspondentie en bewaakt termijnen en processtappen.
- Je stemt af met interne en externe betrokkenen.
- Je bewaakt en verzorgt de administratieve afhandeling van bezwaarzaken.
Secretariële ondersteuning Bedrijfsvoering
- Je bent samen met een collega het eerste aanspreekpunt voor team JVZ.
- Je beheert agenda’s van teammanagers en voert hieruit voortvloeiende werkzaamheden uit.
- Je handelt telefoon- en e-mailverkeer af en bewaakt de opvolging.
- Je verwerkt inkomende en uitgaande post (digitaal en fysiek).
- Je bereidt vergaderingen voor, notuleert en bewaakt actiepunten.
- Je werkt met het DMS-systeem Corsa en bewaakt processen en afspraken.
- Je zorgt voor digitaal archiefbeheer.
- Je verricht teamondersteunende en representatieve taken.
- team gerelateerde administratieve werkzaamheden.
Wat bieden we jou?
- Salaris tot maximaal € 4.065,- bruto per maand (schaal 7) bij een volledig dienstverband, exclusief de opbouw van 17,05% individueel keuzebudget (IKB).
- Vrij besteedbaar IKB, dat je o.a. kunt inzetten voor extra verlof, een fiets of vakbondscontributie.
- Uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder reiskostenvergoeding, een goed pensioen via het ABP en collectieve aanvullende verzekeringen.
- Laptop én telefoon van de zaak.
- Flexibiliteit in werktijden en werkplek – werk waar en wanneer het past.
- Een jaarcontract, voor 36 uur per week, met uitzicht op een vast dienstverband.
- Veel aandacht voor jouw persoonlijke én professionele ontwikkeling via ons Leerhuis.
- Een fijne werkplek in ons gemeentehuis én een gezellig bedrijfsrestaurant waar je kunt lunchen met collega’s.
Wie ben jij?
Jij bent iemand die overzicht houdt, vooruitdenkt en plezier heeft in een ondersteunende rol waarin veel tegelijk gebeurt.
Daarnaast breng je mee:
- MBO+ werk- en denkniveau.
- Bij voorkeur ervaring in een secretariële of vergelijkbare functie.
- Goede beheersing van MS Office.
- Ervaring met een DMS-systeem (bij voorkeur Corsa).
- Affiniteit met juridische en administratieve processen is een pré.
- Je beheerst de Friese taal passief of bent bereid dit te leren.
- Je werkt nauwkeurig en bent communicatief sterk.
- Je schakelt makkelijk tussen verschillende werkzaamheden.
- Je bent flexibel, proactief en goed in samenwerken.
Gemeente Súdwest-Fryslân
Werken bij gemeente Súdwest-Fryslân betekent werken aan iets dat zichtbaar is en ertoe doet. Voor onze inwoners en voor onze 89 dorpen en kernen. We zijn groot in ruimte, maar werken klein en betrokken samen. Met collega’s die elkaar kennen, ieders mening serieus nemen en samen bouwen aan een leefbare en toekomstgerichte gemeente.
Súdwest-Fryslân. Groot in ruimte. Verbonden in werk.
Waar ga jij werken?
Je komt terecht binnen het team Juridische en Veiligheidszaken (JVZ), onderdeel van de keten Bedrijfsvoering. Het cluster Secretariaat Bezwarencommissie ondersteunt de onafhankelijke bezwarencommissie bij de behandeling van bezwaren tegen gemeentelijke besluiten. Samen met je collega-secretaresse zorg je voor een zorgvuldige voorbereiding van hoorzittingen en een soepel verloop van het volledige proces.
Daarnaast ondersteun je meerdere teams binnen Bedrijfsvoering. In totaal werken zo’n 40 collega’s samen aan thema’s als openbare orde en veiligheid, inkoop, contractmanagement, klachtbehandeling, verzekeringen, Bibob en juridische advisering.
Solliciteren
Zie jij jezelf al werken als Secretaresse bij team JVZ? Dan maken we graag kennis met jou! Stuur je sollicitatie uiterlijk op donderdag 9 juli a.s.
Wil je eerst meer weten? Neem dan gerust contact op met Linda Soolsma via l.soolsma@sudwestfryslan.nl.
De sollicitatiegesprekken voeren we op vrijdag 17 juli a.s. in de ochtend. We vragen je hier alvast rekening mee te houden.
Deel deze vacature: